ERSTE BEFÖRDERUNG

November 17, 2016

IT-Lösung brachte erheblichen Gewinn – sowohl finanziell als auch geistig

Allan Bengtson, Inhaber des Lager- und Transportunternehmens “First Transport”, ging von der manuellen Warenregistrierung zur elektronischen über – eine relativ einfache IT-Lösung wurde integriert, um die Übersicht über das 1600 m2 große Lager zu behalten. Das Ergebnis war überraschend: ein enormer finanzieller Gewinn, die Freisetzung von Arbeitszeit und geistiger Energie und die Freiheit, das Unternehmen zu entwickeln.

Im Frühjahr 2016 wurde Allan die Lagerlogistik zu viel, und er wusste, dass er die Warenerfassung besser in den Griff bekommen musste, um weiterhin neue Kunden zu gewinnen und das Geschäft auszubauen. Die Warenerfassung wurde seit der Gründung des Unternehmens immer manuell durchgeführt, aber mit der Zeit und dem Wachstum des Unternehmens wurde ein immer größerer Überblick erforderlich – und den verlor Allan.
Einer der Prozesse, der eindeutig in Frage gestellt wurde, war der Service und die Flexibilität, die im Mittelpunkt des gesamten Unternehmens stehen. Das Lager fungiert für die meisten Kunden als Außenlager, und sie kommen zu jeder Tageszeit und holen selbst ab – was die manuelle Erfassung erschwert und für Allan einen Mangel an Übersicht bedeutet.

Allan wandte sich an Nicolai Hillstrøm von Endsearch ApS, der sich auf genau solche Lösungen spezialisiert hat. Allan und Nicolai kannten sich von früher und hatten bereits bei mehreren Projekten zusammengearbeitet. Mit einer relativ allgemeinen Anforderungsspezifikation von Allan machte sich Nicolai an die Arbeit.

– Die Flexibilität und der Service, auf die ich mich verlasse, waren bedroht, weil ich Schwierigkeiten hatte, den tatsächlichen Bestand zu dokumentieren und den genauen Betrag in Rechnung zu stellen, von dem ich oft annahm, dass er im Verhältnis zur tatsächlichen Leistung zu gering war. Mit dem Wunsch nach einer strafferen Bestandsverwaltung, mehr dokumentierten Details im Bestandsregister und einer einfacheren und genaueren Rechnungsstellung habe ich Nicolai Hillstrøm von Endsearch vertrauensvoll auf den Fall angesetzt”, sagt Allan.

Standardlösung mit Anpassungsmöglichkeiten
Nicolai Hillstrøm war bereits mit ‘Delfi Icons’ von Delfi Technologieseiner intuitiven Softwarelösung für Handheld-Terminals, die Ihnen die volle Kontrolle über Ihren Warenfluss gibt. Delfi Icons werden in Modulen erworben, z. B. Status, Waren kommissionieren, Waren empfangen, Waren bewegen, Auftrag erstellen, Verbrauch und vieles mehr. I samråd med Allan konfigurerede Nicolai modulerne ’Varepluk’ og ’Varemodtagelse’. Delfi Icons wurde anschließend mit Dynamics C5, dem Finanzsystem von First Transport, verbunden.

– Die Integration zwischen Delfi Icons und Dynamics C5 ist relativ einfach, da das meiste davon in der Lösung von Delfi Technologies implizit enthalten ist. Das Modul ist so aufgebaut, dass Sie die verschiedenen Funktionen ein- und ausschalten können. So können Sie in der Anwendung beispielsweise die Mitarbeiter-ID, die Referenznummer usw. auswählen. Was wirklich Zeit gekostet hat, war die Anpassung der Dynamics-Lösung und die Vereinfachung der Arbeitsabläufe. Um sicherzugehen, dass wir uns in die richtige Richtung bewegen, haben wir uns für ein schnelles Entwicklungsmodell entschieden, bei dem Allan und ich uns einmal pro Woche getroffen haben, um uns im Dialog weiterzuentwickeln und das System zu testen”, sagt Nicolai, der in Delfi Icons ein großes Potenzial sieht, insbesondere für ähnliche Unternehmen.

Der Prozess verlief nach Plan, und im Laufe des Sommers schien die Lösung Allans Wünsche und Bedürfnisse zu erfüllen. Alle Waren sind mit einem Etikett versehen, auf dem ein eindeutiger Barcode (Serien-/Chargennummer) aufgedruckt ist. Der Barcode wird bei der Anlieferung und Abholung der Waren mit einem Handheld-Terminal gescannt. Das Terminal kommuniziert drahtlos mit Dynamics C5. Damit ist der genaue Zeitpunkt des Wareneingangs und der Warenabgabe bekannt, was die Grundlage für die Lagerzeit der Waren und damit die Basis für die Rechnungsstellung und die Produktverfolgung bildet.
Die drahtlose Kommunikation über das Terminal gibt dem einzelnen Lagermitarbeiter große Freiheit und die Daten werden sofort mit Dynamics C5 synchronisiert, sobald der Mitarbeiter eine einzige Taste auf dem Terminal drückt. Jede Artikelnummer wurde mit zusätzlichen Daten angereichert, wie z.B. Mitarbeiter-ID (wer hat die Kommissionierung und Lieferung durchgeführt), Referenz, Kisten- und Palettennummer, etc.

- Der Vorteil, dass wir eine bessere Kontrolle über unseren Bestand haben und die dokumentierten Daten sowohl intern als auch gegenüber den Kunden nutzen können, ist buchstäblich Gold wert. Kein Kunde hat sich über die höhere Rechnung beschwert, die er dieses Mal erhalten hat. Wahrscheinlich hatten sie das Gefühl, dass sie ihre Dienstleistung etwas zu billig bekommen haben", sagt Allan zufrieden...

Ertrag in Dollar, Arbeitsstunden und Gewinn
Die erste Runde der Rechnungsstellung nach der Inbetriebnahme der Lösung hat gerade stattgefunden, und es gab einige positive Überraschungen. Die Rechnungsstellung, für die Allan früher zwei volle Arbeitstage benötigte, hat sich auf 10 Minuten verkürzt! Das freut Allan, der seine Zeit und Energie viel lieber in die Führung und das Wachstum seines Unternehmens investieren würde. Genaue Abrechnungen haben gezeigt, dass die überwiegende Mehrheit der Kunden zu wenig für die erhaltenen Leistungen bezahlt hat. Die tatsächliche Rechnungsstellung ist viel höher als früher, und Allan schätzt, dass der Gesamtgewinn nur knapp ein Viertel des Gesamtumsatzes ausmacht – was die Investition in die neue elektronische Warenregistrierung vernachlässigbar macht.

– Die Vorteile, die sich daraus ergeben, dass man eine bessere Kontrolle über seinen Bestand hat und die dokumentierten Daten sowohl intern als auch beim Kunden nutzen kann, sind buchstäblich Gold wert. Keiner der Kunden hat sich über die etwas höhere Rechnung beschwert, die sie dieses Mal erhalten haben. Sie hatten wohl das Gefühl, dass sie ihre Dienstleistung etwas zu billig bekommen haben”, sagt Allan zufrieden.

Allan hat sich in den letzten Jahren geweigert, mehr Kunden aufzunehmen, weil er es selbst nicht schaffen konnte. Die Situation hat sich nun geändert, und Allans Wunsch, das Geschäft auszubauen und seinen Traum von einer Erweiterung des Kundenstamms zu verwirklichen, nimmt Gestalt an.

– Da ich sehe, dass die Registrierung elektronischer Waren funktioniert und ich Arbeitsstunden und damit auch Gewinne freigesetzt habe, arbeite ich derzeit daran, mein Lager zu erweitern und es mehr als zu verdoppeln. Ich bin gerade dabei, den Markt nach Möglichkeiten zu durchforsten. Ich bin mir absolut sicher, dass dieser Prozess nie begonnen hätte, wenn ich nicht den Schritt von der manuellen zur elektronischen Warenerfassung gemacht hätte.