FIRST TRANSPORT

It-løsning gav betydeligt overskud – både økonomisk og mentalt

Allan Bengtson, ejer af lager- og transportfirmaet ’First Transport’ gik fra manuel vareregistrering til elektronisk – en relativ simpel it-løsning blev integreret til at holde styr på det 1600 m2 store lager. Resultatet var overraskende, et stort økonomisk udbytte, frigivelse af arbejdstid, mentalt overskud og frihed til udvikle forretningen.

I foråret 2016 var lagerlogistikken ved at vokse Allan over hovedet og han vidste, at han var nødt til at få en mere stram styring af vareregisteringen for også i fremtiden, at kunne tiltrække nye kunder og udvikle forretningen. Vareregistreringen var altid blevet gjort manuelt fra firmaet start, men i takt med tiden og den positive kundeudvikling, så krævede det et større og større overblik – og det var Allan ved at miste.
En af de processer som var tydelig udfordret var netop den service og fleksibilitet som er omdrejningspunktet for hele forretningen. Lageret fungerer som fjernlager for langt de fleste af kunder og de kommer selv og plukker på alle tider af døgnet – hvilket giver den manuelle registrering svære kår og for Allan mangel på overblik.

Allan kontaktede Nicolai Hillstrøm, fra Endsearch ApS, som er specialist i netop sådanne løsninger. Allan og Nicolai kendte hinanden fra tidligere og havde samarbejdet på flere opgaver. Med en relativ overordnet kravspecifikation fra Allan, gik Nicolai i gang med arbejdet.

– Den fleksibilitet og service jeg lever af var truet, for jeg havde svært ved at dokumentere det reelle varelager og fakturere det nøjagtige beløb, som jeg ofte mistænkte for at være for lille i forhold den reelle ydelse. Med ønsket om en stram styring af varelageret, flere dokumenterede detaljer på vareregisteringen og en nemmere og mere præcis fakturering satte jeg trygt Nicolai Hillstrøm fra Endsearch på sagen, fortæller Allan.

Standardløsning med tilpasningsmuligheder
Nicolai Hillstrøm kendte allerede til ’Delfi Icons’ fra Delfi Technologies, som er en intuitiv softwareløsning til håndterminaler, der giver fuld kontrol over ens vareflow. Delfi Icons indkøbes i moduler, fx status, varepluk, varemodtagelse, flyt vare, opret ordre, forbrug og meget mere. I samråd med Allan konfigurerede Nicolai modulerne ’Varepluk’ og ’Varemodtagelse’. Delfi Icons blev efterfølgende linket op mod Dynamics C5, som er First Transports økonomisystem.

– Selve integrationen mellem Delfi Icons og Dynamics C5 er relativ simpel, for langt det meste ligger implicit i løsningen fra Delfi Technologies. Modulet er opbygget således, at man vælger de forskellige funktioner til og fra. Man kan i applikationen fx vælge medarbejder ID, reference nummer mv. Det som egentlig tog tid var tilpasningen Dynamics løsningen samt forenklingen af arbejdsprocesserne.  For at sikre, at vi bevægede os i den rigtige retning valgte vi en model med løbende udvikling (Rapid Development), hvor Allan og jeg mødtes en gang om ugen, hvor vi i via dialog arbejdede os fremad og gennemtestede systemet, fortæller Nicolai, som ser et stort potentiale i Delfi Icons, specielt for lignende virksomheder.

Processen skred frem efter planen og henover sommeren så løsningen ud til, at kunne opfylde Allans ønsker og behov. Alle varer får klistret en label på sig, og på den er der printet en unik stregkode (Serie-/batchnr). Ind- og udlevering af varer foregår ved, at stregkoden scannes via en håndholdt terminal. Terminalen kommunikerer trådløst med Dynamics C5. Man kender derfor det nøjagtige ind- og udleveringstidspunkt for varerne, hvilket danner basis for varernes opbevaringstid og dermed faktureringsgrund og varesporing.
Den trådløse kommunikation via terminalen giver en stor frihed til den enkelte medarbejder på lageret og data synkroniseres straks til Dynamics C5, så snart medarbejderen trykker på en enkelt knap på terminalen. Hvert enkelt varenummer er derudover blevet beriget med supplerende data som medarbejder ID (hvem har håndteret ind- og udlevering), reference-, sags- og palle nummer mv.

Udbytte i kroner, arbejdstid og overskud
Den første omgang fakturering er netop sket efter løsningen er sat i drift og der har fulgt et par positive overraskelser med. Faktureringen som tidligere tog Allan to hele arbejdsdage, er nu skåret ned til 10 minutter! Noget som glæder Allan meget, der meget hellere vil bruge sin tid og energi på at drifte og udbygge sin forretning. Den nøjagtige fakturering har vist, at langt de fleste kunder har betalt for lidt for den ydelse de har modtaget. Den reelle fakturering ligger en del højere end hidtil, faktisk mener Allan, at det totale udbytte svarer til knap en fjerdedel af den totale omsætning – hvilket i øvrigt gør investeringen af den nye elektroniske vareregistrering forsvindende lille.

–  Udbyttet ved at have bedre styr på sit varelager og kunne bruge den dokumenterede data, både i eget regi og overfor kunden er bogstavelig talt guld værd. Der er ingen kunder som har brokket sig over den lidt større regning de har modtaget i denne omgang, så de har nok haft på fornemmelsen, at de fik deres ydelse lidt for billigt, fortæller Allan tilfreds.

Allan har afslået at tage flere kunder ind de sidste par år, alene fordi han ikke selv kunne overskue det. Situationen er nu vendt, så Allans lyst til at udvikle forretningen og realisere drømmen om at udvide kundegrundlaget er ved at tage form.

– Eftersom jeg kan se at den elektroniske vareregistrering virker og jeg har fået frigivet arbejdstid og dermed også overskud, så arbejder jeg pt på, at udvide mit lager til det mere end det dobbelte. Jeg finkæmmer i øjeblikket markedet for muligheder. Jeg er helt sikker på, at den proces aldrig var startet, hvis ikke jeg havde taget skridtet fra den manuelle til den elektroniske vareregistrering.