FÖRSTA TRANSPORT

november 17, 2016

IT-lösning gav betydande vinster – både ekonomiskt och mentalt

Allan Bengtson, ägare till lager- och transportföretaget First Transport, gick från manuell till elektronisk varuregistrering – en relativt enkel IT-lösning integrerades för att hålla koll på det 1600 m2 stora lagret. Resultatet var överraskande, en enorm ekonomisk avkastning, frigjord arbetstid, mental energi och frihet att utveckla verksamheten.

Våren 2016 började lagerlogistiken bli för mycket för Allan och han visste att han behövde ta ett fastare grepp om varuregistreringen för att kunna fortsätta att locka nya kunder och få verksamheten att växa. Varuregistreringen hade alltid gjorts manuellt från företagets start, men i takt med att tiden gick och verksamheten växte krävdes en allt större överblick – och den höll Allan på att tappa.
En av de processer som tydligt utmanades var den service och flexibilitet som är kärnan i hela verksamheten. Lagret fungerar som ett fjärrlager för de allra flesta kunder och de kommer och plockar själva under dygnets alla timmar – vilket försvårar manuell registrering och för Allan en bristande överblick.

Allan kontaktade Nicolai Hillstrøm från Endsearch ApS, som är specialiserade på just sådana lösningar. Allan och Nicolai kände varandra sedan tidigare och hade arbetat tillsammans i flera projekt. Med en relativt allmän kravspecifikation från Allan började Nicolai arbeta.

– Den flexibilitet och service som jag lever på var hotad eftersom jag hade svårt att dokumentera den faktiska inventeringen och fakturera det exakta beloppet, som jag ofta misstänkte var för litet i förhållande till den faktiska tjänsten. Med en önskan om stramare lagerhantering, mer dokumenterade detaljer i lagerregistret och enklare och mer exakt fakturering satte jag med tillförsikt Nicolai Hillstrøm från Endsearch på fallet”, säger Allan.

Standardlösning med anpassningsmöjligheter
Nicolai Hillstrøm var redan bekant med “Delfi Icons” från Delfi Technologiessom är en intuitiv mjukvarulösning för handterminaler som ger dig full kontroll över ditt produktflöde. Delfi Icons köps i moduler, t.ex. status, plocka varor, ta emot varor, flytta varor, skapa order, förbrukning och mycket mer. I samråd med Allan konfigurerede Nicolai modulerne ’Varepluk’ og ’Varemodtagelse’. Delfi Icons kopplades därefter till Dynamics C5, First Transports ekonomisystem.

– Integrationen mellan Delfi Icons och Dynamics C5 är relativt enkel, eftersom det mesta ligger implicit i lösningen från Delfi Technologies. Modulen är uppbyggd så att man väljer de olika funktionerna till och från. Man kan t.ex. välja medarbetar-ID, referensnummer etc. i applikationen. Det som verkligen tog tid var anpassningen av Dynamics-lösningen och förenklingen av arbetsprocesserna. För att säkerställa att vi rörde oss i rätt riktning valde vi en snabb utvecklingsmodell, där Allan och jag träffades en gång i veckan, där vi arbetade oss framåt genom dialog och testade systemet”, säger Nicolai, som ser en stor potential i Delfi Icons, särskilt för liknande företag.

Processen fortskred enligt plan och under sommaren såg lösningen ut att uppfylla Allans önskemål och behov. Alla varor har en etikett påklistrad och en unik streckkod (serie-/batchnummer) är tryckt på den. Streckkoden skannas via en handterminal när varorna levereras och hämtas. Terminalen kommunicerar trådlöst med Dynamics C5. Därmed är den exakta tidpunkten för mottagning och leverans av varorna känd, vilket ligger till grund för varornas lagringstid och därmed till grund för fakturering och produktspårning.
Trådlös kommunikation via terminalen ger stor frihet för den enskilde lagermedarbetaren och data synkroniseras omedelbart till Dynamics C5 så snart medarbetaren trycker på en enda knapp på terminalen. Varje artikelnummer har dessutom berikats med ytterligare data som t.ex. medarbetar-ID (vem som sköter plock och leverans), referens-, kassa- och pallnummer etc.

- Fördelen med att ha bättre kontroll över vårt lager och att kunna använda den dokumenterade informationen, både internt och gentemot kund, är bokstavligen guld värd. Inga kunder har klagat på den större räkning de fick den här gången, så de hade nog en känsla av att de fått sin tjänst lite för billigt", säger Allan nöjt...

Avkastning i dollar, arbetstimmar och vinst
Den första faktureringsrundan har precis ägt rum efter att lösningen togs i drift och det har varit några positiva överraskningar. Faktureringen som tidligere tog Allan to hele arbejdsdage, er nu skåret ned til 10 minutter! Noget som glæder Allan meget, der meget hellere vil bruge sin tid og energi på at drifte og udbygge sin forretning. Den nøjagtige fakturering har vist, at langt de fleste kunder har betalt for lidt for den ydelse de har modtaget. Den reelle fakturering ligger en del højere end hidtil, faktisk mener Allan, at det totale udbytte svarer til knap en fjerdedel af den totale omsætning – hvilket i øvrigt gør investeringen af den nye elektroniske vareregistrering forsvindende lille.

– Fördelarna med att ha bättre kontroll på sitt lager och kunna använda den dokumenterade datan, både internt och hos kunden, är bokstavligen guld värda. Inga kunder har klagat på den lite större notan de fick den här gången, så de hade nog en känsla av att de fick sin tjänst lite för billigt, säger Allan nöjt.

Allan har under de senaste åren avstått från att ta emot fler kunder, helt enkelt för att han inte klarat av det själv. Nu har situationen förändrats och Allans önskan om att utveckla verksamheten och förverkliga sin dröm om att utöka kundbasen börjar ta form.

– Eftersom jag kan se att registreringen av elektroniska varor fungerar och jag har frigjort arbetstid och därmed också vinst, arbetar jag för närvarande med att bygga ut mitt lager så att det blir mer än dubbelt så stort. Jag söker för närvarande igenom marknaden efter möjligheter. Jag är helt säker på att den här processen aldrig skulle ha startat om jag inte hade tagit steget från manuell till elektronisk varuregistrering.