FØRSTE TRANSPORT

november 17, 2016

IT-løsningen ga betydelige gevinster – både økonomisk og mentalt

Allan Bengtson, eier av lager- og transportselskapet First Transport, gikk fra manuell vareregistrering til elektronisk – en relativt enkel IT-løsning ble integrert for å holde oversikt over det 1600 m2 store lageret. Resultatet var overraskende: en enorm økonomisk gevinst, frigjøring av arbeidstid, mental energi og frihet til å utvikle virksomheten.

Våren 2016 ble lagerlogistikken for mye for Allan, og han visste at han måtte få bedre kontroll på vareregistreringen for å kunne fortsette å tiltrekke seg nye kunder og få virksomheten til å vokse. Vareregistreringen hadde alltid blitt gjort manuelt helt fra starten av, men etter hvert som tiden gikk og virksomheten vokste, krevde den større og større oversikt – og den var Allan i ferd med å miste.
En av prosessene som tydelig ble utfordret, var den servicen og fleksibiliteten som står i sentrum for hele virksomheten. Lageret fungerer som et fjernlager for de aller fleste kundene, og de kommer og plukker selv til alle døgnets tider – noe som gjør manuell registrering vanskelig og for Allan en mangel på oversikt.

Allan tok kontakt med Nicolai Hillstrøm fra Endsearch ApS, som har spesialisert seg på nettopp slike løsninger. Allan og Nicolai kjente hverandre fra før og hadde jobbet sammen på flere prosjekter. Med en relativt generell kravspesifikasjon fra Allan gikk Nicolai i gang med arbeidet.

– Fleksibiliteten og servicen jeg er avhengig av, var truet fordi jeg hadde problemer med å dokumentere den faktiske lagerbeholdningen og fakturere det nøyaktige beløpet, som jeg ofte mistenkte var for lite i forhold til den faktiske tjenesten. Med et ønske om strammere lagerstyring, mer dokumenterte detaljer i lagerregisteret og enklere og mer nøyaktig fakturering, satte jeg Nicolai Hillstrøm fra Endsearch på saken”, sier Allan.

Standardløsning med tilpasningsmuligheter
Nicolai Hillstrøm var allerede kjent med “Delfi Icons” fra Delfi Technologiessom er en intuitiv programvareløsning for håndterminaler som gir deg full kontroll over vareflyten. Delfi Icons kjøpes i moduler, f.eks. status, plukke varer, motta varer, flytte varer, opprette ordre, forbruk og mye mer. I samråd med Allan konfigurerede Nicolai modulerne ’Varepluk’ og ’Varemodtagelse’. Delfi Icons ble deretter koblet til Dynamics C5, First Transports økonomisystem.

– Integrasjonen mellom Delfi Icons og Dynamics C5 er relativt enkel, ettersom det meste ligger implisitt i løsningen fra Delfi Technologies. Modulen er bygget opp slik at du kan velge de ulike funksjonene av og på. Du kan for eksempel velge medarbeider-ID, referansenummer osv. i applikasjonen. Det som virkelig tok tid, var tilpasningen av Dynamics-løsningen og forenklingen av arbeidsprosessene. For å være sikre på at vi beveget oss i riktig retning, valgte vi en hurtigutviklingsmodell der Allan og jeg møttes en gang i uken, der vi jobbet oss fremover gjennom dialog og testet systemet, sier Nicolai, som ser et stort potensial i Delfi Icons, spesielt for lignende selskaper.

Prosessen gikk etter planen, og i løpet av sommeren så det ut til at løsningen oppfylte Allans ønsker og behov. Alle varer har en etikett påklistret, og en unik strekkode (serie-/partienummer) er trykt på den. Strekkoden skannes via en håndholdt terminal når varene leveres og hentes. Terminalen kommuniserer trådløst med Dynamics C5. Dermed vet man nøyaktig når varene er mottatt og levert, noe som danner grunnlaget for varenes lagringstid og dermed grunnlaget for fakturering og varesporing.
Trådløs kommunikasjon via terminalen gir stor frihet til den enkelte lagermedarbeider, og data synkroniseres umiddelbart til Dynamics C5 så snart medarbeideren trykker på en enkelt knapp på terminalen. Hvert varenummer er også beriket med tilleggsdata som medarbeider-ID (hvem som har håndtert plukk og levering), referanse, kasse- og pallenummer osv.

- Fordelen med å ha bedre kontroll over lagerbeholdningen og å kunne bruke de dokumenterte dataene, både internt og overfor kunden, er bokstavelig talt gull verdt. Ingen kunder har klaget over den større regningen de fikk denne gangen, så de hadde nok en følelse av at de fikk tjenesten litt for billig", sier Allan fornøyd...

Utbytte i dollar, arbeidstimer og fortjeneste
Den første faktureringsrunden har nettopp funnet sted etter at løsningen ble tatt i bruk, og det har vært noen positive overraskelser. Faktureringen som tidligere tog Allan to hele arbejdsdage, er nu skåret ned til 10 minutter! Noget som glæder Allan meget, der meget hellere vil bruge sin tid og energi på at drifte og udbygge sin forretning. Den nøjagtige fakturering har vist, at langt de fleste kunder har betalt for lidt for den ydelse de har modtaget. Den reelle fakturering ligger en del højere end hidtil, faktisk mener Allan, at det totale udbytte svarer til knap en fjerdedel af den totale omsætning – hvilket i øvrigt gør investeringen af den nye elektroniske vareregistrering forsvindende lille.

– Fordelene med å ha bedre kontroll på lagerbeholdningen og kunne bruke de dokumenterte dataene, både internt og hos kunden, er bokstavelig talt gull verdt. Ingen kunder har klaget på den litt større regningen de fikk denne gangen, så de hadde nok en følelse av at de fikk tjenesten litt for billig”, sier Allan fornøyd.

Allan har de siste årene nektet å ta inn flere kunder, rett og slett fordi han ikke kunne klare det selv. Nå har situasjonen endret seg, og Allans ønske om å utvikle virksomheten og realisere drømmen om å utvide kundebasen er i ferd med å ta form.

– Siden jeg ser at registreringen av elektroniske varer fungerer og jeg har frigjort arbeidstid og dermed også fortjeneste, jobber jeg nå med å utvide lageret mitt til mer enn det dobbelte. Jeg saumfarer for tiden markedet etter muligheter. Jeg er helt sikker på at denne prosessen aldri ville ha startet hvis jeg ikke hadde tatt skrittet fra manuell til elektronisk vareregistrering.