Mattempel eliminerer tidstyver med enkel IT-løsning

mars 16, 2017

Mattempel eliminerer tidstyver med enkel IT-løsning

Supermarco, Danmarks største importør av italienske spesialiteter med over 3000 varenumre og håndtering av både detalj- og grossistlagre, har integrert en enkel IT-løsning som sikrer nøyaktig produktregistrering og tollavgifter. En oppgave som tidligere var manuell og tidkrevende – faktisk ble oppgaven oppfattet som en skikkelig “tidstyv” av både ansatte og ledelse. I forbindelse med ombyggingen av selskapets lager i Sydhavnen prioriterte ledelsen å eliminere tidstyven.

Tidligere ble alle varer som ble sendt til grossistleddet og Supermarmors butikk i København fra hovedlageret i Glostrup, registrert manuelt. Det var i og for seg greit nok, men av og til forsvant en telling i papirbunkene på lageret. Dette gjorde det vanskelig å foreta en nøyaktig og dokumentert vareregistrering og avgiftsberegning. Nøyaktig vareregistrering er svært viktig for Supermarco av flere grunner. Selskapets hovedlager i Glostrup er et såkalt “tax-free-lager”. Det betyr at avgiften skal betales når varene forlater lageret, og ikke ved innførsel til Danmark. Avgiftspliktige varer er blant annet øl, vin og brennevin. For bedrifter som handler med avgiftspliktige varer, er det viktig å kunne fremlegge en dokumentert og nøyaktig avgiftsberegning for myndighetene, ellers kan det bli dyrt å handle med disse varene.

– Tidligere, da virksomheten var mindre, var utfordringene overkommelige. Men med restaureringen av lageret vårt i Sydhavnen og en betydelig utvikling i kunde- og produktbasen, ble den manuelle papirregistreringen svært tungvint. Vi rådførte oss med vår tilknyttede IT-mann Johan Niordson fra Genios ApS, og han anbefalte Delfi Icons, sier Karsten Brinkmann, prosjektleder hos Supermarco
og Ello Foods.

Løsningen Johan Niordson refererte til, er en programvare som sikrer registrering av varer basert på varens strekkode innenfor oppgaver som vareflyt, ordremottak, status osv. og optimaliserer de tilhørende arbeidsprosessene. Delfi Icons er delt inn i moduler som kan kjøpes etter behov. Programvaren integreres via en enkel applikasjon med bedriftens økonomisystem, i Supermarcos tilfelle Microsoft C5.

- Min jobb er å sørge for at de "tidsrøverne" som vi kan eliminere på IT-siden, blir fremhevet. Vi diskuterte flere ganger hvordan vi kunne nå målene våre, og vi ble enige om at det var avgjørende for oss at løsningen vi valgte, var enkel. Det vil si at den ikke krevde for mye tilpasning, og at den var fleksibel med tanke på potensielle utvidelser.

Delfi Icons gir dokumenterte data og oversikt
Johan Niordson startet integrasjonsprosjektet med Delfi Icons i begynnelsen av 2016 med tre mål for øyet: solid og sikker produktregistrering, nøyaktig dokumentasjon for skattebetalinger og smidigere arbeidsprosesser for lagermedarbeiderne som håndterer de mange produktene hver dag.

– Min jobb er å sørge for at de “tidsrøverne” som vi kan eliminere på IT-siden, blir fremhevet. Vi diskuterte flere ganger hvordan vi kunne nå målene våre, og vi ble enige om at det var avgjørende for oss at løsningen vi valgte, var enkel. Det vil si at den ikke krevde for mye tilpasning, og at den var fleksibel med tanke på potensielle utvidelser. Basert på dette og mange andre kriterier valgte vi Delfi Icons, sier Johan Niordson, som har vært i Supermarco i snart 10 år.

Løsningen består av et antall Delfi Nova-håndterminaler med Wi-Fi-funksjon, som brukes til å skanne strekkodene på varene. Skannerens Wi-Fi sender samtidig dataene til økonomisystemet. De oppdaterte dataene gjør det enkelt å følge vareflyten, lage plukklister og bestille varer – og ikke minst dokumentere den viktige avgiften. Dataene omfatter varenummer, antall og ansatt-ID – alt sammen data som gjør arbeidsprosessene mye smidigere og sparer tid.

Flere sidegevinster i løsningen

Integreringen av løsningen har hatt flere positive effekter, blant annet færre feilplukk, mer kvalifisert bestilling av varer og mye bedre oversikt.

– Løsningen har innfridd forventningene våre på alle måter og har gitt oss energi til å se på andre “tidstyver” i forretningsprosessene våre. Akkurat nå har vi en praktisk oppgave med å teste den innkjøpte ikonmodulen “Status”. Forhåpentligvis vil denne modulen bidra til å eliminere enda en tidstyv og gjøre status
enklere og mer fleksibel enn den omstendelige manuelle statusen vi kjenner fra før”, sier Karsten Brinkmann forventningsfullt.